Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: mei 2026

Dit privacybeleid legt uit hoe Elhe Globe bv, handelend onder de naam Vanmoofista, persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt via deze website, webshop en reparatiediensten.

Vanmoofista is een onafhankelijk reparatie- en onderdelenbedrijf gespecialiseerd in VanMoof-fietsen. Vanmoofista is niet aangesloten bij, goedgekeurd door of officieel verbonden met VanMoof.

1. Wie wij zijn

Verwerkingsverantwoordelijke: Elhe Globe bv
Handelsnaam: Vanmoofista
Website: vanmoofista.com
E-mail: elisa(at)vanmoofista.com
BTW-nummer: BE0795240345
Maatschappelijke zetel: Eeuwfeestlaan 205, 2500 Lier, België

Voor privacygerelateerde vragen of verzoeken kunt u contact met ons opnemen per e-mail.

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen

2.1 Webshop- en bestelgegevens

Wanneer u een bestelling plaatst via de webshop, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

voornaam en achternaam
bedrijfsnaam, indien ingevuld
BTW-nummer, indien ingevuld
factuuradres
verzendadres
e-mailadres
telefoonnummer, indien ingevuld
inhoud van de bestelling
opmerkingen bij de bestelling
betaalmethode
betalingsstatus
transactiereferentie
verzendmethode
trackinginformatie
gegevens van het klantaccount, indien u een account aanmaakt

Wij gebruiken deze gegevens om bestellingen te verwerken, betalingen te regelen, verzending voor te bereiden, klantenondersteuning te bieden, retouren of garantiegevallen af te handelen en aan boekhoudkundige verplichtingen te voldoen.

2.2 Contactformulieren, reparatieverzoeken en afspraken

Wanneer u contact met ons opneemt via een formulier, e-mail, afspraakverzoek of reparatieverzoek, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

naam
e-mailadres
telefoonnummer, indien verstrekt
fietsmodel
framenummer, indien verstrekt
reparatieprobleem of diagnostische informatie
foto’s of bestanden, indien geüpload
inhoud van het bericht
gewenste afspraak- of leveringsinformatie

Wij gebruiken deze gegevens om verzoeken te beantwoorden, problemen te diagnosticeren, offertes voor te bereiden, afspraken te regelen, reparatieondersteuning te bieden en communicatie bij te houden.

2.3 Betaalgegevens

Betalingen worden verwerkt via Mollie Payments for WooCommerce. Tijdens de betaling kan Mollie informatie ontvangen die nodig is om de transactie te verwerken, zoals naam, factuurgegevens, bestelbedrag, betaalmethode, transactiereferentie, betalingsstatus en beperkte bestelinformatie.

Wij bewaren geen volledige kaartgegevens op deze website. Mollie verwerkt betalingsgerelateerde persoonsgegevens volgens haar eigen privacybeleid.

2.4 Verzendgegevens

Wanneer wij een bestelling verzenden, delen wij de noodzakelijke leveringsinformatie met de gekozen koerier. Dit kan bestaan uit naam, leveringsadres, e-mailadres, telefoonnummer indien vereist, pakketreferentie, trackingnummer en leveringsstatus.

Afhankelijk van de zending kunnen wij koeriers gebruiken zoals Bpost, DPD, PostNL, DHL of een andere koerier die voor het pakket wordt gekozen.

2.5 Factuur- en boekhoudgegevens

Wij gebruiken bestel- en klantgegevens om facturen, pakbonnen en boekhoudkundige documenten op te maken. Dit kan bestaan uit naam, bedrijfsnaam, BTW-nummer, factuuradres, bestelgegevens, betalingsstatus, factuurnummer, factuurdatum, BTW-bedrag en totaalbedrag.

Boekhoudkundige en factuurgegevens worden bewaard zoals vereist door de Belgische fiscale en boekhoudkundige wetgeving.

2.6 E-mail- en websitecommunicatielogs

De website kan transactionele e-mails verzenden, zoals orderbevestigingen, betalingsupdates, verzendmeldingen, formuliermeldingen, e-mails voor wachtwoordherstel, klantenserviceberichten en factuure-mails.

Omdat wij WP Mail SMTP en WP Mail Logging gebruiken, kunnen uitgaande website-e-mails of e-mailmetadata worden gelogd voor probleemoplossing, fraudepreventie, klantenondersteuning en bewijs van communicatie.

Deze logs kunnen het e-mailadres van de ontvanger, het e-mailadres van de afzender, onderwerp, datum en tijd, afleverstatus en berichtinhoud bevatten, afhankelijk van de pluginconfiguratie. E-maillogs worden slechts gedurende een beperkte periode bewaard.

2.7 Technische en beveiligingsgegevens

Wanneer u de website bezoekt, kunnen technische gegevens automatisch worden verwerkt. Dit kan bestaan uit IP-adres, browsertype, apparaattype, besturingssysteem, bezochte pagina’s, datum en tijd van het bezoek, foutlogs, beveiligingslogs en serverlogs.

Wij gebruiken deze gegevens om de website veilig te houden, technische problemen te diagnosticeren, misbruik te voorkomen en ervoor te zorgen dat de webshop correct werkt.

2.8 Back-ups

Wij gebruiken UpdraftPlus voor websiteback-ups. Back-ups kunnen gegevens bevatten die in de WordPress-database zijn opgeslagen, waaronder bestellingen, klantgegevens, formulierinzendingen, facturen, plugininstellingen, e-maillogs en website-inhoud.

Back-ups worden alleen gebruikt voor beveiliging, herstel en onderhoud. Ze worden veilig opgeslagen en niet langer bewaard dan noodzakelijk.

3. Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

verwerken van webshopbestellingen: uitvoering van een overeenkomst
verwerken van betalingen: uitvoering van een overeenkomst
verzenden van bestellingen: uitvoering van een overeenkomst
leveren van reparatiediensten: uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen
beantwoorden van contactformulieren en berichten: gerechtvaardigd belang of precontractuele stappen
opmaken van facturen en boekhoudkundige documenten: wettelijke verplichting
afhandelen van garantie, retouren, geschillen en klantenondersteuning: overeenkomst en gerechtvaardigd belang
websitebeveiliging en fraudepreventie: gerechtvaardigd belang
e-mailbezorging en probleemoplossing: gerechtvaardigd belang
websiteback-ups en herstel: gerechtvaardigd belang
optionele marketing, alleen indien ingeschakeld: toestemming
optionele analytics of tracking, alleen indien ingeschakeld: toestemming

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

4. Plugins en diensten die op de website worden gebruikt

Onze WordPress-website gebruikt plugins en diensten die persoonsgegevens kunnen verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van de website.

WooCommerce
Mollie Payments for WooCommerce
PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce
Fluent Forms
WP Mail SMTP
WP Mail Logging
UpdraftPlus
WPML
Yoast SEO
Spectra
Easy HTTPS (SSL) Redirection
WPCode Lite en/of Code Snippets
VOD Infomaniak, indien gebruikt voor video- of mediahosting
websitehostingprovider
koeriers die voor levering worden gebruikt
boekhoud- of facturatieproviders waar vereist

Sommige plugins ontvangen mogelijk niet zelfstandig persoonsgegevens, maar kunnen wel werken op de website waar persoonsgegevens zijn opgeslagen.

5. Delen van gegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven.

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met betalingsproviders, koeriers, hostingproviders, e-maildienstverleners, boekhoud- of facturatieproviders, boekhouders, belastingadviseurs, IT-dienstverleners, back-up- of opslagproviders, autoriteiten, rechtbanken of toezichthouders wanneer dit wettelijk vereist is.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

6. Internationale doorgiften

Waar mogelijk gebruiken wij providers die gevestigd zijn in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. Als een provider gegevens buiten de EER verwerkt, vertrouwen wij op passende waarborgen die vereist zijn onder de GDPR, zoals adequaatheidsbesluiten, standaardcontractbepalingen of gelijkwaardige juridische mechanismen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

WooCommerce-bestellingen en facturen: 7 jaar, of langer indien wettelijk vereist
Boekhoudkundige en BTW-documenten: 7 jaar, of langer indien wettelijk vereist
Inzendingen via contactformulieren: 12 tot 24 maanden
Reparatie- en klantcommunicatie: garantieperiode plus een redelijke geschilperiode
E-maillogs: 30 tot 90 dagen
Websiteback-ups: 30 tot 90 dagen, tenzij een langere back-up nodig is voor beveiliging of herstel
Beveiligings- en serverlogs: 30 tot 90 dagen
Mislukte of verlaten bestellingen: 30 tot 90 dagen, tenzij nodig voor ondersteuning, beveiliging of boekhouding
Klantaccounts: tot een verzoek tot verwijdering, tenzij bestel- of factuurgegevens moeten worden bewaard

Sommige gegevens kunnen langer worden bewaard indien dit vereist is voor juridische claims, fiscale verplichtingen, fraudepreventie, boekhouding, garantie of geschillenafhandeling.

8. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Dit kan bestaan uit HTTPS/SSL-versleuteling, beperkte beheerderstoegang, back-ups, beveiligingsupdates, pluginupdates, toegangscontroles, e-mailbezorgingscontroles, veilige hosting en beperkte bewaartermijnen.

Geen enkele website of online overdracht is volledig risicovrij. Wij werken eraan om risico’s te beperken en de gegevens die wij verwerken te beschermen.

9. Uw rechten

Onder de GDPR hebt u het recht op inzage in uw persoonsgegevens, correctie van onjuiste gegevens, verzoek tot verwijdering, verzoek tot beperking van de verwerking, bezwaar tegen verwerking, verzoek tot gegevensoverdraagbaarheid, intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, en het recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via: elisa(at)vanmoofista.com

Wij kunnen uw identiteit moeten verifiëren voordat wij een verzoek verwerken. Sommige gegevens kunnen niet onmiddellijk worden verwijderd als wij deze moeten bewaren om wettelijke, boekhoudkundige, fiscale, garantie-, fraudepreventie- of geschiloplossingsredenen.

10. Klantaccounts

Als klantaccounts zijn ingeschakeld, kunnen klanten een account hebben met naam, e-mailadres, factuuradres, verzendadres, bestelgeschiedenis en met wachtwoord beveiligde inloggegevens.

Wachtwoorden worden niet in platte tekst opgeslagen. Klanten kunnen verwijdering van hun account aanvragen. Bestel- en factuurgegevens kunnen nog steeds worden bewaard wanneer dit wettelijk vereist is.

11. Formulieren en geüploade bestanden

Als een formulier bestandsuploads toestaat, kunnen geüploade bestanden op de website worden opgeslagen of per e-mail worden verzonden.

Upload geen onnodige persoonsgegevens of gevoelige informatie tenzij dit nodig is voor de reparatie of het verzoek. Geüploade foto’s kunnen fietsonderdelen, framenummers, accessoires, documenten of andere details tonen. Wij gebruiken deze alleen om het verzoek te verwerken.

12. Kinderen

Deze website is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

13. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid bijwerken wanneer onze website, webshop, plugins, diensten of wettelijke verplichtingen veranderen. De nieuwste versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd.