Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : mai 2026

Cette politique de confidentialité explique comment Elhe Globe bv, exerçant sous le nom commercial Vanmoofista, collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel via ce site web, cette boutique en ligne et ses services de réparation.

Vanmoofista est une entreprise indépendante de réparation et de pièces détachées spécialisée dans les vélos VanMoof. Vanmoofista n’est pas affiliée à VanMoof, n’est pas approuvée par VanMoof et n’est pas officiellement liée à VanMoof.

1. Qui nous sommes

Responsable du traitement : Elhe Globe bv
Nom commercial : Vanmoofista
Site web : vanmoofista.com
E-mail : elisa(at)vanmoofista.com
Numéro de TVA : BE0795240345
Siège social : Eeuwfeestlaan 205, 2500 Lier, Belgique

Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, contactez-nous par e-mail.

2. Données à caractère personnel que nous collectons

2.1 Données de boutique en ligne et de commande

Lorsque vous passez une commande via la boutique en ligne, nous pouvons collecter :

prénom et nom
nom de l’entreprise, si indiqué
numéro de TVA, si indiqué
adresse de facturation
adresse de livraison
adresse e-mail
numéro de téléphone, si indiqué
contenu de la commande
notes de commande
mode de paiement
statut du paiement
référence de transaction
mode de livraison
informations de suivi
données du compte client, si vous créez un compte

Nous utilisons ces données pour traiter les commandes, organiser le paiement, préparer l’expédition, fournir une assistance client, traiter les retours ou les demandes de garantie, et respecter nos obligations comptables.

2.2 Formulaires de contact, demandes de réparation et rendez-vous

Lorsque vous nous contactez via un formulaire, un e-mail, une demande de rendez-vous ou une demande de réparation, nous pouvons collecter :

nom
adresse e-mail
numéro de téléphone, s’il est fourni
modèle de vélo
numéro de cadre, s’il est fourni
problème de réparation ou informations de diagnostic
photos ou fichiers, s’ils sont téléversés
contenu du message
informations relatives au rendez-vous ou à la livraison souhaités

Nous utilisons ces données pour répondre aux demandes, diagnostiquer les problèmes, préparer des devis, organiser des rendez-vous, fournir une assistance de réparation et conserver un historique de communication.

2.3 Données de paiement

Les paiements sont traités via Mollie Payments for WooCommerce. Lors du paiement, Mollie peut recevoir les informations nécessaires au traitement de la transaction, telles que le nom, les données de facturation, le montant de la commande, le mode de paiement, la référence de transaction, le statut du paiement et des informations limitées sur la commande.

Nous ne stockons pas les données complètes de carte bancaire sur ce site web. Mollie traite les données à caractère personnel liées aux paiements conformément à sa propre politique de confidentialité.

2.4 Données de livraison

Lorsque nous expédions une commande, nous partageons les informations de livraison nécessaires avec le transporteur sélectionné. Cela peut inclure le nom, l’adresse de livraison, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone lorsque cela est requis, la référence du colis, le numéro de suivi et le statut de livraison.

Selon l’expédition, nous pouvons utiliser des transporteurs tels que Bpost, DPD, PostNL, DHL ou un autre transporteur sélectionné pour le colis.

2.5 Données de facturation et de comptabilité

Nous utilisons les données de commande et de client pour créer des factures, des bons de livraison et des documents comptables. Cela peut inclure le nom, le nom de l’entreprise, le numéro de TVA, l’adresse de facturation, les détails de la commande, le statut du paiement, le numéro de facture, la date de facture, le montant de la TVA et le montant total.

Les données comptables et de facturation sont conservées conformément aux obligations fiscales et comptables belges.

2.6 Journaux de communication par e-mail et du site web

Le site web peut envoyer des e-mails transactionnels, tels que des confirmations de commande, des mises à jour de paiement, des notifications d’expédition, des notifications de formulaire, des e-mails de réinitialisation de mot de passe, des messages de service client et des e-mails de facture.

Comme nous utilisons WP Mail SMTP et WP Mail Logging, les e-mails sortants du site web ou les métadonnées des e-mails peuvent être journalisés à des fins de dépannage, de prévention de la fraude, d’assistance client et de preuve de communication.

Ces journaux peuvent inclure l’adresse e-mail du destinataire, l’adresse e-mail de l’expéditeur, l’objet, la date et l’heure, le statut de livraison et le contenu du message selon la configuration du plugin. Les journaux d’e-mails ne sont conservés que pendant une période limitée.

2.7 Données techniques et de sécurité

Lorsque vous visitez le site web, des données techniques peuvent être traitées automatiquement. Cela peut inclure l’adresse IP, le type de navigateur, le type d’appareil, le système d’exploitation, les pages visitées, la date et l’heure de la visite, les journaux d’erreurs, les journaux de sécurité et les journaux serveur.

Nous utilisons ces données pour assurer la sécurité du site web, diagnostiquer des problèmes techniques, prévenir les abus et garantir le bon fonctionnement de la boutique en ligne.

2.8 Sauvegardes

Nous utilisons UpdraftPlus pour les sauvegardes du site web. Les sauvegardes peuvent contenir des données stockées dans la base de données WordPress, notamment des commandes, des données client, des soumissions de formulaires, des factures, des paramètres de plugins, des journaux d’e-mails et le contenu du site web.

Les sauvegardes sont utilisées uniquement à des fins de sécurité, de récupération et de maintenance. Elles sont stockées de manière sécurisée et ne sont conservées que le temps nécessaire.

3. Pourquoi nous traitons les données à caractère personnel

Nous traitons les données à caractère personnel pour les finalités et bases juridiques suivantes :

traitement des commandes de la boutique en ligne : exécution d’un contrat
traitement des paiements : exécution d’un contrat
expédition des commandes : exécution d’un contrat
prestation de services de réparation : exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles
réponse aux formulaires de contact et messages : intérêt légitime ou mesures précontractuelles
création de factures et de documents comptables : obligation légale
traitement des garanties, retours, litiges et assistance client : contrat et intérêt légitime
sécurité du site web et prévention de la fraude : intérêt légitime
livraison des e-mails et dépannage : intérêt légitime
sauvegardes et récupération du site web : intérêt légitime
marketing optionnel, uniquement s’il est activé : consentement
analytics ou suivi optionnels, uniquement s’ils sont activés : consentement

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.

4. Plugins et services utilisés sur le site web

Notre site WordPress utilise des plugins et services qui peuvent traiter des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du site web.

WooCommerce
Mollie Payments for WooCommerce
PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce
Fluent Forms
WP Mail SMTP
WP Mail Logging
UpdraftPlus
WPML
Yoast SEO
Spectra
Easy HTTPS (SSL) Redirection
WPCode Lite et/ou Code Snippets
VOD Infomaniak, si utilisé pour l’hébergement vidéo ou média
hébergeur du site web
transporteurs utilisés pour la livraison
prestataires de comptabilité ou de facturation lorsque cela est requis

Certains plugins peuvent ne pas recevoir directement de données à caractère personnel, mais ils peuvent fonctionner sur le site web où des données à caractère personnel sont stockées.

5. Partage des données

Nous partageons les données à caractère personnel uniquement lorsque cela est nécessaire aux finalités décrites dans cette politique.

Les données à caractère personnel peuvent être partagées avec des prestataires de paiement, des transporteurs, des hébergeurs, des prestataires de services e-mail, des prestataires de comptabilité ou de facturation, des comptables, des conseillers fiscaux, des prestataires informatiques, des prestataires de sauvegarde ou de stockage, des autorités, des tribunaux ou des régulateurs lorsque la loi l’exige.

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.

6. Transferts internationaux

Dans la mesure du possible, nous utilisons des prestataires situés dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen. Si un prestataire traite des données en dehors de l’EEE, nous nous appuyons sur les garanties appropriées exigées par le RGPD, telles que les décisions d’adéquation, les clauses contractuelles types ou des mécanismes juridiques équivalents.

7. Conservation des données

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire.

commandes WooCommerce et factures : 7 ans, ou plus longtemps si la loi l’exige
documents comptables et TVA : 7 ans, ou plus longtemps si la loi l’exige
soumissions de formulaires de contact : 12 à 24 mois
communications de réparation/client : période de garantie plus une période raisonnable de litige
journaux d’e-mails : 30 à 90 jours
sauvegardes du site web : 30 à 90 jours, sauf si une sauvegarde plus longue est nécessaire pour la sécurité ou la récupération
journaux de sécurité/serveur : 30 à 90 jours
commandes échouées ou abandonnées : 30 à 90 jours, sauf si elles sont nécessaires pour l’assistance, la sécurité ou la comptabilité
comptes clients : jusqu’à une demande de suppression, sauf si les données de commande ou de facture doivent être conservées

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps si cela est nécessaire pour des réclamations légales, des obligations fiscales, la prévention de la fraude, la comptabilité, la garantie ou le traitement des litiges.

8. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données à caractère personnel. Celles-ci peuvent inclure le chiffrement HTTPS/SSL, un accès administrateur restreint, des sauvegardes, des mises à jour de sécurité, des mises à jour de plugins, des contrôles d’accès, des contrôles de livraison des e-mails, un hébergement sécurisé et une conservation limitée des données.

Aucun site web ni aucune transmission en ligne n’est totalement sans risque. Nous travaillons à réduire les risques et à protéger les données que nous traitons.

9. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel, de corriger les données inexactes, de demander leur suppression, de demander la limitation du traitement, de vous opposer au traitement, de demander la portabilité des données, de retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement, et de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

En Belgique, l’autorité de contrôle est l’Autorité de protection des données.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à : elisa(at)vanmoofista.com

Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de traiter une demande. Certaines données ne peuvent pas être supprimées immédiatement si nous devons les conserver pour des raisons légales, comptables, fiscales, de garantie, de prévention de la fraude ou de résolution de litiges.

10. Comptes clients

Si les comptes clients sont activés, les clients peuvent disposer d’un compte contenant le nom, l’adresse e-mail, l’adresse de facturation, l’adresse de livraison, l’historique des commandes et des identifiants de connexion protégés par mot de passe.

Les mots de passe ne sont pas stockés en texte clair. Les clients peuvent demander la suppression de leur compte. Les données de commande et de facture peuvent toutefois être conservées lorsque la loi l’exige.

11. Formulaires et fichiers téléversés

Si un formulaire permet le téléversement de fichiers, les fichiers téléversés peuvent être stockés sur le site web ou envoyés par e-mail.

Ne téléversez pas de données à caractère personnel inutiles ou d’informations sensibles sauf si cela est nécessaire pour la réparation ou la demande. Les photos téléversées peuvent montrer des pièces de vélo, des numéros de cadre, des accessoires, des documents ou d’autres détails. Nous les utilisons uniquement pour traiter la demande.

12. Enfants

Ce site web ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité lorsque notre site web, notre boutique en ligne, nos plugins, nos services ou nos obligations légales changent. La dernière version est toujours publiée sur cette page.